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15. Mär 2023

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Gesellschaft

Effizienz-Kick fürs Personalwesen

Journalist: Kirsten Schwieger

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Foto: Israel Andrade/Unsplash

Die Digitalisierung und Automatisierung von HR-Prozessen oder deren Outsourcing bietet viele Vorteile und ist auch für KMUs erschwinglich.

Der Fachkräftemangel ist allgegenwärtig und zunehmend spürbar. Gerade kleine und mittelständische Unternehmen erlangen im Wettstreit um neues Personal trotz mitunter großzügiger Investitionen und kreativer Ideen im Recruiting keine befriedigenden Ergebnisse mehr. Der Aufwand, um eine Stelle zu besetzen wird immer größer. Die angespannte Personalsituation in KMUs ist begleitet von Unsicherheiten, Gesetzesänderungen und Marktgegebenheiten.

Viele Unternehmen leiden unter Kostendruck und müssen effizientere Lösungen finden. Gerade der verwaltungsintensive Personalbereich besitzt großes Potenzial für Vereinfachung und Automatisierung. Denn noch immer bindet die manuelle Erstellung von Verträgen, Arbeitszeugnissen, Stellenanzeigen, Lohnabrechnungen und Reiseadministration sowie die Bearbeitung von analogen Urlaubsanträgen, Krankmeldungen oder Zeiterfassung viele Kapazitäten. Komplexe HR-Plattformen, wie sie Großunternehmen nutzen, sind für KMUs allerdings zu teuer und sperrig. Glücklicherweise gibt es mittlerweile auch für kleine und mittelständische Unternehmen praktikable und bezahlbare digitale Lösungen, die sich vor allem schnell amortisieren.

Die Digitalisierung, Automatisierung und Verschlankung dieser Abläufe mit auf KMUs zugeschnittene Software spart Zeit, Geld und Ressourcen. Mitarbeiter wie Führungskräfte können auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren. Darüber hinaus ermöglichen digitalisierte Systeme einen einfachen Zugriff von jedem Ort mit Internetanschluss. Personalverantwortliche haben immer alle notwendigen Daten im Blick und die Mitarbeiter profitieren vom einfachen Handling. So können Beschäftigte beispielsweise mit dem Handy einen Urlaubsantrag einreichen, ihre Krankmeldung hochladen oder prüfen, wer gerade für ein Meeting verfügbar ist. Außerdem können durch die Automatisierung Fehler vermieden werden, die eventuell von unerfahrenen oder eingesprungenen Kollegen gemacht werden.

Auch die Auslagerung von Personalprozessen ist nicht nur für Großunternehmen erschwinglich und praktikabel. So kann beispielsweise nur ein kleiner Teil, etwa die Gehaltsabrechnung, Stammdatenverwaltung oder Reiseplanung und -abrechnung an einen externen Dienstleister übertragen werden. Auf Wunsch arbeiten Personalprofis auch vor Ort – und wenn es nur für fünf Wochenstunden ist, die sie dort gebraucht werden. So ermöglicht Outsourcing Unternehmen Zugriff auf hochqualifiziertes Personal zu einem Bruchteil der Kosten, die für die Einstellung von Vollzeitmitarbeitern anfallen würden, die sich ausschließlich diesen spezifischen Aufgaben widmen. Darüber hinaus verfügen externe Anbieter über eine breitere Wissensbasis und spezialisiertes Fachwissen. Und last but noch least bieten sie den Vorteil der Ausfallsicherheit, welche gerade für kleinere Unternehmen interessant ist, die schnell von einzelnen Mitarbeitenden abhängig sind – und quasi paralysiert, wenn diese unerwartet ausfallen. Höchste Zeit also, offen für neue Arbeitsmodelle zu sein.

Die Personalintensität oder auch Personalaufwandsquote zeigt das Verhältnis von Personalaufwendungen zur Gesamtleistung des Unternehmens auf und erlaubt Aussagen über die Wirtschaftlichkeit der Arbeit. Die Kennzahl wird als Quotient aus Personalaufwand und Umsatzerlösen berechnet. Je niedriger die Kennzahl, desto rentabler wurde das Personal eingesetzt.

28. Jan 2026

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Wirtschaft

Flexible Aus- und Weiterbildung als Schlüssel zum Erfolg – Ein Beitrag von Prof. Dr. Friedrich Hubert Esser, Präsident des Bundesinstituts für Berufsbildung (BIBB)

Zwischen 2025 und 2029 gehen rund 5,26 Mio. Erwerbstätige in den Ruhestand. Gleichzeitig erwarten wir, dass in diesem Zeitraum nur rund 4,37 Mio. Personen aus dem Bildungssystem oder aus dem Ausland neu auf den inländischen Arbeitsmarkt kommen. Der Ersatzbedarf lässt sich mengenmäßig nicht durch dieses Neuangebot stillen. Die Zahl der Erwerbstätigen wird somit zurückgehen. Zugleich braucht Deutschland dringend Erneuerungen. In unsere Sicherheit und Infrastruktur wird viel investiert werden müssen. In den Gesundheitsberufen wird die Nachfrage steigen, und auch in der IT-Entwicklung dürfen wir nicht zurückbleiben. Um unseren Wohlstand bei einer schwindenden Zahl an Erwerbstätigen auch in den kommenden Jahren zu erhalten, müssen wir technologische Entwicklungen intelligent nutzen. So können Tätigkeiten zum einen automatisiert werden, die bislang von Menschen ausgeübt werden. Zum anderen bieten sie aber auch Raum für neue Tätigkeiten und Geschäftsmodelle. Eine jüngst veröffentlichte Studie des Bundesinstituts für Berufsbildung, des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung sowie der Gesellschaft für Wirtschaftliche Strukturforschung zeigt, dass allein die Auswirkungen von Künstlicher Intelligenz (KI) rund 1,6 Mio. Arbeitsplätze betreffen werden. Voraussichtlich werden rund 800.000 Arbeitsplätze in den kommenden 15 Jahren wegen der Nutzung von KI entfallen, während gleichzeitig rund 800.000 neu entstehen. Dieser Strukturwandel lässt sich nicht ohne berufliche Aus- und Weiterbildung bestreiten. >Um unseren Wohlstand bei einer schwindenden Zahl an Erwerbstätigen auch in den kommenden Jahren zu erhalten, müssen wir technologische Entwicklungen intelligent nutzen. Der Digitalisierung folgt der verstärkte Einsatz von KI, der abstrakte Klimawandel wird greifbar durch Flut- und Dürrekatastrophen, die demografische Entwicklung führt zu anderen Arbeitsmodellen und längeren Arbeitsphasen. Berufliche Qualifikationen bereiten uns im besten Fall darauf vor, auf Unvorhergesehenes zu reagieren. So eröffnen die 327 Ausbildungsberufe des dualen Systems die Möglichkeit, flexibel in einer Fülle von Erwerbsberufen tätig zu werden. Voraussetzung hierfür ist, dass exemplarisch in ausreichender fachlich-methodischer Breite und Tiefe gelernt wird und die für die Transformation notwendigen Schlüsselkompetenzen vermittelt werden. Zentral sind hier Transfer- und Problemlösefähigkeit, Kreativität sowie soziale und personale Kompetenzen. Wichtig ist aber auch, Menschen ohne Ausbildung durch die Nutzung abschlussorientierter Konzepte – wie zum Beispiel Teilqualifikationen oder Validierungsverfahren – für die Herausforderungen des Arbeitsmarkts der Zukunft zu befähigen. Vor dem Hintergrund des beschleunigten Strukturwandels leistet vor allem auch die berufliche Weiterbildung einen wichtigen Beitrag zur Fachkräftesicherung. Sie schafft individuelle Entwicklungsmöglichkeiten für die Beschäftigten. Deshalb müssen wir die formale Weiterbildung durch gezielte Flexibilisierung, Modularisierung und „Dualisierung“ – also die Verknüpfung von systematischem Lernen mit praktischer Anwendung am Arbeitsplatz – attraktiver gestalten und stärker mit non-formalen Angeboten verknüpfen. So kann es gelingen, möglichst viele Menschen für Weiterbildung zu gewinnen. Denn es ist arbeitsmarkt- und gesellschaftspolitisch nicht akzeptabel, große Bevölkerungsgruppen vom Arbeitsmarkt ausgeschlossen zu lassen. Die Attraktivität und Individualisierung der Weiterbildungsformate sind hier entscheidend.