Der Fachkräftemangel ist allgegenwärtig und zunehmend spürbar. Gerade kleine und mittelständische Unternehmen erlangen im Wettstreit um neues Personal trotz mitunter großzügiger Investitionen und kreativer Ideen im Recruiting keine befriedigenden Ergebnisse mehr. Der Aufwand, um eine Stelle zu besetzen wird immer größer. Die angespannte Personalsituation in KMUs ist begleitet von Unsicherheiten, Gesetzesänderungen und Marktgegebenheiten.

Viele Unternehmen leiden unter Kostendruck und müssen effizientere Lösungen finden. Gerade der verwaltungsintensive Personalbereich besitzt großes Potenzial für Vereinfachung und Automatisierung. Denn noch immer bindet die manuelle Erstellung von Verträgen, Arbeitszeugnissen, Stellenanzeigen, Lohnabrechnungen und Reiseadministration sowie die Bearbeitung von analogen Urlaubsanträgen, Krankmeldungen oder Zeiterfassung viele Kapazitäten. Komplexe HR-Plattformen, wie sie Großunternehmen nutzen, sind für KMUs allerdings zu teuer und sperrig. Glücklicherweise gibt es mittlerweile auch für kleine und mittelständische Unternehmen praktikable und bezahlbare digitale Lösungen, die sich vor allem schnell amortisieren.

Die Digitalisierung, Automatisierung und Verschlankung dieser Abläufe mit auf KMUs zugeschnittene Software spart Zeit, Geld und Ressourcen. Mitarbeiter wie Führungskräfte können auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren. Darüber hinaus ermöglichen digitalisierte Systeme einen einfachen Zugriff von jedem Ort mit Internetanschluss. Personalverantwortliche haben immer alle notwendigen Daten im Blick und die Mitarbeiter profitieren vom einfachen Handling. So können Beschäftigte beispielsweise mit dem Handy einen Urlaubsantrag einreichen, ihre Krankmeldung hochladen oder prüfen, wer gerade für ein Meeting verfügbar ist. Außerdem können durch die Automatisierung Fehler vermieden werden, die eventuell von unerfahrenen oder eingesprungenen Kollegen gemacht werden.

Auch die Auslagerung von Personalprozessen ist nicht nur für Großunternehmen erschwinglich und praktikabel. So kann beispielsweise nur ein kleiner Teil, etwa die Gehaltsabrechnung, Stammdatenverwaltung oder Reiseplanung und -abrechnung an einen externen Dienstleister übertragen werden. Auf Wunsch arbeiten Personalprofis auch vor Ort – und wenn es nur für fünf Wochenstunden ist, die sie dort gebraucht werden. So ermöglicht Outsourcing Unternehmen Zugriff auf hochqualifiziertes Personal zu einem Bruchteil der Kosten, die für die Einstellung von Vollzeitmitarbeitern anfallen würden, die sich ausschließlich diesen spezifischen Aufgaben widmen. Darüber hinaus verfügen externe Anbieter über eine breitere Wissensbasis und spezialisiertes Fachwissen. Und last but noch least bieten sie den Vorteil der Ausfallsicherheit, welche gerade für kleinere Unternehmen interessant ist, die schnell von einzelnen Mitarbeitenden abhängig sind – und quasi paralysiert, wenn diese unerwartet ausfallen. Höchste Zeit also, offen für neue Arbeitsmodelle zu sein.

Die Personalintensität oder auch Personalaufwandsquote zeigt das Verhältnis von Personalaufwendungen zur Gesamtleistung des Unternehmens auf und erlaubt Aussagen über die Wirtschaftlichkeit der Arbeit. Die Kennzahl wird als Quotient aus Personalaufwand und Umsatzerlösen berechnet. Je niedriger die Kennzahl, desto rentabler wurde das Personal eingesetzt.