Trotz des zunehmenden Trends zur Hybrid-Arbeit und virtuellen Meetings bleiben persönliche Treffen ein unverzichtbarer Bestandteil von Arbeitsprozessen. Laut einer aktuellen Explorativstudie des Beratungsunternehmens Drees & Sommer gewinnen sie sogar wieder deutlich an Relevanz: So sollen 77 Prozent der geplanten Veranstaltungen zukünftig in Präsenz stattfinden. Dabei buchen die Firmen zu 53 Prozent externe Locations für ihre Meetings, um ausreichend Abstand zum Tagesgeschäft sicherzustellen.

Die heutige Arbeitswelt fordert neue Denkweisen in der Meeting-Kultur und hoch gesteckte Anforderungen bei den Inhalten. Effektives Zeitmanagement, zielführende Ergebnisse und mehr Meetings in Präsenz sind wichtige Zeichen der Zeit und fordern Führungskräfte immer mehr heraus. Die Diversität von externen Arbeitsorten und Meetinglocations spiegelt dabei nicht nur die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit moderner Unternehmen wider, sondern trägt auch maßgeblich zu Kreativität und Produktivität der Mitarbeitenden bei. Der Abstand zum Daily Business in externen Locations eröffnet neue Perspektiven und Denkansätze. Abwechslungsreiche Meeting-Landschaften bieten zudem die Chance, die Teamzusammenarbeit neu zu definieren und die Teambindung zu stärken. Darüber hinaus motivieren und belohnen attraktive Locations Teilnehmende, was sich positiv auf Mitarbeitendenbindung und Produktivität auswirkt. Ein weiterer Pluspunkt: Meetings in Präsenz und in externen Locations tragen dazu bei, dass die Teilnehmenden genügend Zeit und Kapazitäten haben, um sich auf die Inhalte der Meetings und deren erfolgreichen Impact zu konzentrieren – auch weil die Dauer von regelmäßig durchgeführten Meetings perspektivisch auf bis zu vier Stunden steigt.

Von zentraler Bedeutung ist dabei die Lage des Veranstaltungsortes. Gut erreichbare Locations, idealerweise in der Nähe von öffentlichen Verkehrsmitteln oder mit ausreichend Parkmöglichkeiten versehen, sind hier klar im Vorteil. 86 Prozent der befragten Drees & Sommer Studienteilnehmenden haben dies erkannt und buchen zu 90 Prozent externe Team-Spaces in urbanen Lagen. Darüber hinaus sollte die Location in der Lage sein, eine reibungslose Veranstaltungsdurchführung zu gewährleisten, sprich eine effiziente Logistik und pünktliche Abläufe garantieren. 86 Prozent der externen Meetings werden laut Drees & Sommer dabei bevorzugt in flexiblen Coworking-Spaces gebucht. Kein Wunder, schließlich sorgen professioneller Service und perfekte Hospitality dafür, dass die Auseinandersetzung mit den Inhalten im Fokus stehen kann. Stilvolle, multifunktionale Räume schaffen eine einladende Atmosphäre und besitzen die Flexibilität, sich an verschiedene Veranstaltungsformate anpassen zu lassen. Räume mit Tageslicht und Rückzugsmöglichkeiten sowie Außenbereiche sind hierbei wichtige Qualitätsfaktoren. Moderne Veranstaltungstechnik, wie hochwertige Beleuchtung, Sound- und Präsentationssysteme, sind unverzichtbar, um Inhalte ebenso professionell wie wirkungsvoll zu inszenieren. Auch Remote-Teilnehmende sollten im Bedarfsfall problemlos an der Veranstaltung teilnehmen können.

Interessanter Fakt:

Teams treffen sich wieder öfter in kurzen, regelmäßigen Abständen zu physischen Meetings (oft nur für 3-4 Stunden) oder mit Social Event zum Abschluss. Räume für standardisierte Meetings sollten automatisiert, schnell und direkt buchbar sein. Quelle: Explorativstudie „Anforderungen an zeitgemäße Meetings“ mit Drees & Sommer, Aug. – Dez. 2023