Die digitale Signatur gibt es zwar schon länger, aber durch den Digitalisierungsschub infolge der Pandemie wird diese Möglichkeit, ein Dokument zu unterzeichnen, für immer mehr Unternehmen und Privatpersonen zum Alltag. Kein Wunder: Die digitale Unterschrift ist unkompliziert, schnell, klimafreundlich und in den höheren Varianten fälschungssicher. Man kann mit ihr online Verträge abschließen und in naher Zukunft auch in immer mehr Fällen den Verkehr mit den Behörden regeln.

Es gibt drei Varianten der digitalen Signatur. In der untersten Stufe geht es lediglich darum, den Urheber eines Dokuments kenntlich zu machen. Dafür reicht es, den eigenen Namen oder den des Unternehmens unter das Dokument oder zum Beispiel eine E-Mail zu schreiben. Auch die eingescannte Unterschrift des Unterzeichners reicht für gewöhnlich bereits aus. Diese Möglichkeit wird beispielsweise innerhalb von Unternehmen genutzt, um Reisekostenabrechnungen zu machen oder Urlaubsanträge einzureichen. Was man unbedingt bedenken sollte: Rechtswirksam ist sie nicht, da sie nicht vor Fälschungen gesichert ist. Sie kann also beispielsweise im Streitfall nicht bei gerichtlichen Auseinandersetzungen herangezogen werden.

Das ist bei den beiden höheren Varianten anders, denn die sogenannte fortgeschrittene und die qualifizierte digitale Signatur sind fälschungssicher und können zweifelsfrei nachweisen, dass tatsächlich eine bestimmte Person die Unterschrift getätigt hat. Die fortgeschrittene digitale Signatur arbeitet mit einem geheimen privaten Schlüssel, mit dem der Absender die Mail verschlüsselt. Der Empfänger kann sie mithilfe eines öffentlichen Schlüssels wieder lesbar machen. Wichtig ist, dass ein mit einer solchen digitalen Unterschrift versehenes Dokument nicht heimlich geändert werden kann. Und schließlich muss eine Person auch nachweisen können, dass sie diese Signatur gesetzt hat.

Ist der technische Aufwand bei dieser zweiten Stufe schon sehr hoch, so gilt das für Stufe drei erst recht. Für eine sogenannte qualifizierte elektronische Signatur ist eine Signaturkarte not-wendig, die über ein einzigartiges und fälschungssicheres elektronisches Zertifikat verfügt. Dazu werden ein geeignetes Kartenlesegerät sowie eine Signatursoftware benötigt. Diese Zertifikate werden beispielsweise von der Deutschen Post und der Telekom angeboten. Für manche Berufsgruppen wie Rechtsanwälte ist ein solches System unerlässlich, für viele Unternehmen auch. Für die meisten Privatpersonen ist der Aufwand aber vermutlich zu hoch. Allerdings kommt diese Variante beispielsweise auch beim Abschluss von Kreditverträgen zum Einsatz.

In Deutschland, das im internationalen Vergleich bei der Digitalisierung von Behördenvorgängen hinterherhinkt, wollen jetzt immerhin bis Ende 2022 gemäß dem Onlinezugangsgesetz (OZG) Bund, Länder und Kommunen ihre Verwaltungsportale digitalisieren. Eine gute Nachricht für die Bürger, denn sie können dann rund 600 Behördengänge virtuell vom heimischen Sofa aus erledigen.