Michael Wahler, Inhaber von WAHLER HR

Für die Personalorganisation (Human Resources – HR) bedeutet dies, von papierbasierten Prozessen auf digitale umzusteigen, wie zum Beispiel beim Urlaubsantrag oder bei Krankmeldungen. 

Die Entscheidung für die Digitalisierung der HR klingt in der Theorie erstmal einfach und oft  wird in der Praxis sofort überlegt, welche Prozesse in welchen neuen Tools abgebildet werden können oder wie bereits existierende Tools noch besser genutzt werden können.

Wie findet man unter hunderten von HR-Anwendungen die Richtige für sich?

Doch damit fangen die Herausforderungen leider oft erst an. Schnell gilt es nicht mehr nur darum die operativen Fragen zu klären, sondern viel mehr auch um die strategische Ausrichtung: Soll die zukünftige HR-Software ein möglichst integriertes System sein oder sind verschiedene Spezialanwendungen für unterschiedliche Prozesse besser geeignet? Soll die Software im eigenen Haus betrieben werden, oder in der Cloud?

Die wohl essenzielle Frage, die oft aus den Augen verloren wird, ist dabei vor allem die Frage nach dem Nutzen und dem Mehrwert einer neuen HR- Software Lösung. Wie kann die neue HR-Software Lösung die Unternehmens- und HR-Strategie unterstützen? Welche kurz-, mittel- und langfristig Vorteile bringt eine neue HR-Softwarelösung für das Unternehmen, die Führungskräfte, Mitarbeiter, den Betriebsrat und die Personalorganisation? 

Ein bewährtes und strukturiertes Vorgehen ist der Kompass im System-Dschungel

Erst nachdem die strategischen Fragestellungen geklärt und die strategischen Schwerpunkte der Personalorganisation dokumentiert sind, sollte man daraus die Anforderungen für die zukünftige Personalarbeit und auch die Personalorganisation sowie die Personalprozesse ableiten. Basierend auf diesen Überlegungen empfiehlt es sich, gemeinsam mit allen relevanten Stakeholdern ein Zielbild zu entwickeln. Dies beinhaltet in der Regel bereits technische Aspekte und Funktionalitäten. Aber wer weiß im Unternehmen schon, wie die gesuchte neue Software aussehen kann oder soll? Durch die hohe Zahl an potenziell passenden Systemen und deren schnelle Weiterentwicklung ist es fast unmöglich, die essenziellen Fragen zum unternehmensspezifischen Zielbild und Alternativen durch eigene Kräfte zu beantworten. Durch punktuelle externe Unterstützung in diesem Prozess kann sehr viel Zeit und Geld gespart sowie Frustration in der eignen Organisation vermeiden werden. Denn die Suche nach der Stecknadel im Heuhaufen – das richtige Tool aus hunderten Angeboten herauszufinden – wird durch eine Internetrecherche allein nicht umfassend zu leisten sein. Die Tücke steckt hier leider im Detail – sprich das Wesentliche steht nicht auf den Webseiten der Hersteller. Gerade durch qualifizierte Workshops mit den Anbietern und einer möglichst strukturierten und objektiven Bewertung durch die Fachexperten lassen sich die Dinge identifizieren, die wesentlich, aber nicht offensichtlich sind. 

Gerade externe Experten, wie WAHLER HR, können durch langjährige Erfahrung dabei sowohl einen wesentlichen Beitrag zur objektiven und schnellen Auswahl der geeigneten HR-Software-Anwendung leisten als auch bei der Implementierung gezielt unterstützen. Insbesondere die Entwicklung der internen Organisation, die durch die neuen digitalen Prozesse, Self-Services für Mitarbeiter und Manager und die damit verbundene Veränderung der Aufgaben die der Personalbereich erfährt, ist eine wesentliche Aufgabe. Gute Kommunikation und eine entsprechende Organisationsentwicklung führen zu deutlich erhöhter Akzeptanz und damit langfristig zu einem optimierten Return on Investment für das Unternehmen.