Arbeitnehmende fordern Flexibilität für die Wahl der Arbeitsstätte, auch über Landesgrenzen hinweg. Für Arbeitgebende bedeutet dies einen hohen Verwaltungsaufwand und potenzielle Compliance-Risiken, da das Arbeiten im Ausland komplexe rechtliche und steuerliche Vorgaben mit sich bringt. Die Regularien sind von Land zu Land unterschiedlich und variieren zudem nach Länderkombination von Heimat- und Zielland sowie der Nationalität des Reisenden. Verbindet beispielsweise ein deutscher Arbeitnehmender seinen Urlaub in Portugal mit einer Workation, können andere Regeln gelten, als für Drittstaatsangehörige (Nicht-EU-Bürger). Auch die Hierarchien spielen eine Rolle: Für eine Führungskraft – die u. U. mit nur einer Unterschrift unbewusst eine steuerpflichtige Betriebsstätte im Ausland gründen kann – gelten andere Regeln als für einen Angestellten ohne Prokura. Wird dieser vom Vorgesetzten für einen Zeitraum ab 4 Wochen in ein anderes EU-Land ‚entsendet‘, um ‚im Auftrag des Unternehmens vertragliche Dienstleistungen vor Ort zu erbringen‘, braucht es eine A1-Bescheinigung und damit die Bestätigung über den Sozialversicherungsnachweis im eigenen Land. Eine Entsendung nach EU-Recht liegt allerdings nicht vor, wenn Arbeitnehmende an internationalen Messen, Schulungen oder Konferenzen teilnehmen. Da in diesem Fall keine aktive Dienstleistung im Zielland erbracht wird.

Neben der Sozialversicherungspflicht muss bei einer Entsendung überprüft werden, ob eine Arbeitserlaubnis benötigt wird, um mögliche zivil- oder strafrechtliche Konsequenzen zu vermeiden.

Neben der Sozialversicherungspflicht muss bei einer Entsendung überprüft werden, ob eine Arbeitserlaubnis benötigt wird, um mögliche zivil- oder strafrechtliche Konsequenzen zu vermeiden. Die Lohnsteuerpflichten des Arbeitgebenden und die Einkommensteuerverpflichtungen des Arbeitnehmenden sowie das vor Ort geltende Arbeitsrecht müssen berücksichtigt werden: Bestimmungen wie Mindestlohn bzw. die Vergütung nach geltendem Recht des Ziellandes, die Vorgabe täglicher Höchstarbeits- und Mindestruhezeiten, Feiertagsregelungen oder bezahlte Mindestjahresurlaubstage.

Ohne Rechtskonformität drohen Bußgelder, Abschiebung oder Geschäftsverbote. Um alle gesetzlichen Anforderungen bei der Entsendung von Mitarbeitenden zu erfüllen, sind daher klare Vereinbarungen nötig, die alle rechtlichen Vorgaben auf neuestem Stand enthalten, nationale Besonderheiten berücksichtigen, aber auch betriebsinterne Rahmenbedingungen vorgeben. Beispielsweise, in welchen Ländern Workations möglich sind, welche Dauer diese maximal haben dürfen, welche Tätigkeiten vor Ort erbracht werden dürfen und ob diese alle Personenkreise im Unternehmen einschließen. Als individuell aufgesetzte Reiserichtlinie, die die Sicherstellung der Compliance gewährleistet und dem Bedarf moderner Arbeitsformen entgegenkommt. Insbesondere da ihre dazugehörige Flexibilität ausschlaggebend für das Employer Branding und den Wettbewerb um gute Mitarbeitende sein kann.

Überall dort, wo Anträge papierlos gehandelt werden können, unterstützen Softwaretools durch datenschutzgerechtes, digitales Ausfüllen.

Überall dort, wo Anträge papierlos gehandelt werden können, unterstützen Softwaretools durch datenschutzgerechtes, digitales Ausfüllen. Dabei wird der Reisende Punkt für Punkt durch einen, auch für Nichtjuristen leicht verständlichen Prozess geführt, sodass am Ende eine auf Grundlage der unternehmenseigenen Workation-Policy, revisionssichere Bestätigung des Auslandsaufenthalts für die HR-Abteilung vorliegt.

Fakten

Lt. Statistischem Bundesamt* bieten zwei Drittel der befragten Unternehmen die Möglichkeit zu Remote-Arbeit. Rund 15 Prozent der Befragten bieten zudem die Verknüpfung von Arbeit und Urlaub als Arbeitszeitmodell an, wobei dies bei größeren Unternehmen weiter verbreitet ist, als bei kleineren.

*Statista Research Ergebnis 6/24 + 7/24