Kosteneinsparungen sind ein wichtiger Aspekt der Reisekostenabrechnung. Dazu gehört es auch, die mühsamen Prozesse der manuellen Ausgabenverwaltung effizienter zu gestalten: Denn sämtliche Belege zu sammeln, zu sortieren und zu dokumentieren, kostet jedes Unternehmen etwa eine Arbeitsstunde pro Monat – pro reisenden Mitarbeitenden. Händische Freigabeprozesse und Überprüfungen durch mehrere Abteilungen sowie die Buchhaltung einer manuellen Reisekostenabrechnung ziehen weitere zeitintensive Aufgaben nach sich.

„Unsere SaaS-Lösung überzeugt durch Effizienz, schnelle Implementierung und hohe Benutzerfreundlichkeit. Dadurch wird es ermöglicht, Geschäftsausgaben bis zu vier Mal schneller zu bearbeiten“, sagt Bertrand Muth, General Manager of International bei N2F. N2F ist Experte für die Verwaltung von Geschäftsausgaben und zählt zu den führenden Anbietern für automatisiertes Ausgabenmanagement mit weltweit 800.000 Nutzern und über 1.500 Kunden in der DACH-Region.

Die N2F All-in-One-Lösung ist individuell auf die Spesenrichtlinien und den Freigabeprozess jedes Unternehmens konfigurierbar und kann in alle marktüblichen IT-Ökosysteme integriert werden. Über ein eigens entwickeltes Smart-Scanning-Tool (OCR-Technologie) werden alle Daten aus Belegen wie Beträge oder Umsatzsteuer extrahiert, vorerfasst und können digital verwaltet werden. Auch die Berechnung von Verpflegungsmehraufwänden und -pauschalen erfolgt automatisiert. Eine intelligente Plausibilitätsprüfung macht auf Ausgaben aufmerksam, die einer genaueren Prüfung bedürfen.

„Unsere Lösungen ermöglichen nicht nur die effiziente Verwaltung von Reisekostenabrechnungen. Ab Januar 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Über unsere Eingangsrechnungsverarbeitung kann der neuen EU-Norm rechtskonform entsprochen werden. Das neueste Produkt N2F-Firmenkarten mit Echtzeit-Benachrichtigung über Transaktionen rundet die Verwaltung sämtlicher Geschäftsausgaben optimal ab. N2F unterstützt Unternehmen jeder Größenordnung bei ihrer digitalen Transformation, um die Effizienz von Finanzprozessen nachhaltig zu steigern“, schließt Bertrand Muth.