Hier tippt jemand auf einem Laptop etwas

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20. Mär 2024

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Business

Smartes Geschäftsreisemanagement

Journalist: Kirsten Schwieger

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Foto: Kaitlyn Baker/unsplash

All-in-One Buchungstools bieten eine effiziente Möglichkeit, den gesamten Reisebuchungs- und Verwaltungsprozess für alle Beteiligten zu optimieren.

In den vergangenen Jahren hat sich die Buchung und Verwaltung von Geschäftsreisen kontinuierlich weiterentwickelt – dank neuer Tools und Prozesse. Insbesondere All-in-One Lösungen bieten eine effiziente Möglichkeit, den gesamten Buchungs- und Verwaltungsprozess für alle Beteiligten zu optimieren. Von der Buchung bis zur Abrechnung werden Reiseprozesse vereinfacht und Reisende wie Mitarbeiter in der Verwaltung und Buchhaltung entlastet.

So vereinfacht ein zentralisiertes Buchungstool den Buchungsprozess enorm. Reisemanager wie Reisende können Flüge, Mietwagen, Unterkünfte und weitere Reisedienstleistungen mit nur wenigen Klicks gesammelt auf einer Plattform buchen. Unkomplizierte Umbuchungen und nutzerfreundliche Stornierungsbedingungen inklusive. Durch die Bündelung von Dienstleistungen können Geschäftskunden oft bessere Preise und Konditionen aushandeln. Der Zugriff auf Sonderangebote und Rabatte verschlankt das Gesamtreisebudget. Neben der Zeit- und Kostenersparnis profitieren Unternehmen zudem von der Integration ihrer Reiserichtlinie in das Reisebuchungssystem. So können Budgetgrenzen definiert und automatisierte Genehmigungsworkflows eingerichtet werden. Auch technische Lösungen für die Reisekostenabrechnung lassen sich problemlos integrieren. Werden alle Reisekosten in einer einzigen monatlichen Rechnung zusammengefasst, erleichtert dies die administrative Bearbeitung maßgeblich.

Darüberhinaus bieten All-in-One Buchungstools oftmals leistungsstarke Funktionen für Reporting und Analyse. Auf diese Weise können detaillierte Berichte über Reisekosten, Ausgaben nach Kategorie und andere relevante Metriken generiert werden, um potenzielle Einsparungen zu identifizieren. So ist beispielsweise ersichtlich, welche Abteilungen die meisten Ausgaben für Geschäftsreisen verursachen. Mithilfe der Analysen lassen sich zudem Trends identifizieren und fundierte Entscheidungen für zukünftige Geschäftsreisen treffen. Gute All-in-One-Lösungen verfügen zudem über eine Nachhaltigkeitsfunktion. Präzise Daten zu CO₂-Emissionen und deren Kompensationskosten ermöglichen ein Bewusstsein für die Gesamtkosten eines Flugs beziehungsweise für klimafreundlichere Reiseoptionen. Etwa in Form alternativer Zugverbindungen oder dem Verzicht auf Flüge mit Zwischenstopps. Derartige Vorgaben können bereits in der Reiserichtlinie verankert werden. Auch ein 24/7-Kundensupport zeichnet gute Buchungssysteme aus, denn persönlicher Service und innovative Technologien gehen idealerweise Hand in Hand.

Die Buchungstools lassen sich in der Regel problemlos in die jeweilige Unternehmenssoftwares integrieren. Ein optimierter Datenaustausch ermöglicht die nahtlose Übermittlung von Buchungsdetails wie Reiserouten oder Rechnungen. Um auch von unterwegs Zugriff auch Buchungen und Reisedokumente zu haben, bieten die meisten All-in-One-Tools eine dazugehörige App.

Interessanter Fakt:

Bei vielen Unternehmen sind Geschäftsreisen neben Gehältern der größte Kostenpunkt. Laut Statista gaben Unternehmen in Deutschland 2022 durchschnittlich rund 371 Euro pro Geschäftsreise aus. Darüber hinaus erfordern Geschäftsreisen einen extrem hohen Verwaltungsaufwand.

27. Jun 2025

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Wirtschaft

Nachhaltig, transparent und partnerschaftlich – Im Interview mit Barbara Frenkel, Vorstandsmitglied Porsche AG

**Warum bekommt die Beschaffung oft so wenig Aufmerksamkeit – obwohl so viel von ihr abhängt?** Weil Beschaffung meist im Hintergrund läuft – und erst dann in den Blickpunkt rückt, wenn etwas fehlt. Das kennt jeder aus dem Alltag: Fehlt beim Kochen eine Zutat oder beim Möbelaufbau eine Schraube, steht meist alles still. Im industriellen Maßstab kann das bedeuten: keine Teile, kein Auto. Unsere Lieferketten sind heute hochgradig komplex, global und auf Effizienz ausgelegt. Fällt ein einziges Teil aus, sei es durch eine Naturkatastrophe, einen Cyberangriff oder geopolitische Spannungen, kann dies die Produktion gefährden. Deshalb denken wir bei Porsche Beschaffung heute anders: vorausschauender, vernetzter und deutlich resilienter. **Welche Strategie verfolgen Sie, um Lieferketten auch in Krisenzeiten stabil und widerstandsfähig zu halten?** Entscheidend ist die Transparenz in der gesamten Lieferkette – also über unsere direkten Lieferanten hinaus. Uns interessiert: Wer sind die Partner dahinter? Wo haben sie ihre Standorte und welchen Risiken sind sie ausgesetzt? Dabei simulieren wir beispielsweise Wetterereignisse oder Cyberattacken. Wir bewerten globale Rohstoffverfügbarkeiten und identifizieren Single-Source-Situationen. Über allem steht die Frage: Wo könnte ein möglicher Ausfall besonders kritisch für uns sein? **Und welche konkreten Maßnahmen ergreifen Sie, um Risiken zu minimieren?** Hier braucht es ein ganzes Maßnahmenbündel. Als vergleichsweise kleiner Hersteller können wir nicht überall auf eine Zwei-Lieferanten-Strategie setzen. Stattdessen überlegen wir uns etwa, wo wir bei kritischen Materialien gezielt Lagerbestände in Werksnähe aufbauen. Oder wir beauftragen zusätzliche Werkzeugsätze, die bei Bedarf schnell aktiviert werden können. **Wie wählen Sie Lieferanten aus, welche Kriterien sind dabei besonders wichtig?** Die Auswahl unserer Lieferanten ist immer Teamwork. Beschaffung, Entwicklung und Produktion arbeiten eng zusammen. Häufig entwickeln wir die Lösungen gemeinsam mit unseren Lieferanten. Hierbei spielt die technische Bewertung in enger Abstimmung mit unserer Entwicklung eine wichtige Rolle. Die Produktion wiederum achtet sehr stark auf die Logistik. Jeder potenzielle Partner durchläuft ein umfassendes Auditverfahren. Dabei geht es um Qualitäts- und Machbarkeitsaudits. Aber auch um eine umfassende Risikoanalyse. Ein fester Bestandteil bei der Auswahl sind zudem Kriterien bei der Nachhaltigkeit. Also rechtliche, ethische und ökologische Standards. >Viele unserer Fahrzeuge sind stark individualisiert – das erfordert flexible, anpassungsfähige Partner. Viele Mittelständler aus Deutschland bieten genau diese Qualität. **Wie wichtig ist Ihnen die Einbindung mittelständischer Lieferanten in Ihrer Lieferkette?** Viele unserer Fahrzeuge sind stark individualisiert – das erfordert flexible, anpassungsfähige Partner. Viele Mittelständler aus Deutschland bieten genau diese Qualität. Vor allem, wenn sie sich in unmittelbarer Werksnähe befinden. Vorteile sind kurze Wege und schnelle Reaktionszeiten. Als in Deutschland verwurzeltes Unternehmen ist uns zudem daran gelegen, die heimische und europäische Lieferkette zu stärken. **Sie haben die Nachhaltigkeit bereits angesprochen. Nochmals konkret: Wie integrieren Sie diese Kriterien in den Beschaffungsprozess?** Wie gesagt, wir denken hier ganzheitlich und in drei Dimensionen: ökologisch, sozial und ethisch. Im ökologischen Bereich legen wir besonderen Wert auf den CO₂-Fußabdruck in der Lieferkette. Hier entscheiden der Energiemix, die verwendeten Rohstoffe und der Anteil an recyceltem Material. Auch der Wasserverbrauch wird immer wichtiger. Soziale und ethische Aspekte sind ebenfalls von Bedeutung. Wir erwarten, dass internationale Arbeitsstandards eingehalten und faire Löhne gezahlt werden. **Wie haben Sie Einkaufprozesse bzw. das Lieferantenmanagement erfolgreich verbessert?** Rund 80 Prozent der Wertschöpfung entsteht bei uns in der Lieferkette. Entsprechend hoch ist die Bedeutung eines effizienten und partnerschaftlich ausgerichteten Lieferantenmanagements. Deshalb setzen wir bewusst früh an: Bereits in der Entwicklungsphase binden wir Lieferanten eng in unsere Prozesse ein. Gemeinsam können wir Kosten optimieren, die Umsetzung garantieren und verlässliche Qualität reproduzieren. Über diesen engen Austausch entstehen belastbare Partnerschaften – von Anfang an. **Wie reagieren Sie auf regionale Marktanforderungen?** Angesichts fragmentierter Märkte gewinnt die regionale Verankerung an Bedeu-tung. In China arbeiten wir beispielsweise gezielt mit starken lokalen Partnern zusammen. Mit dem Ziel, marktgerechte Lösungen zu entwickeln – etwa beim Infotainment. Auch regulatorische Anforderungen erfordern spezifische Lösungen, das Aufspüren innovativer Technologien und innovativer Partner. Immer mehr handelt es sich dabei auch um Start-ups aus branchenfremden Bereichen, etwa beim autonomen Fahren, der Konnektivität oder Software. >Bereits in der Entwicklungsphase binden wir Lieferanten eng in unsere Prozesse ein. Gemeinsam können wir Kosten optimieren, die Umsetzung garantieren und verlässliche Qualität reproduzieren. ## Infos zur Person Barbara Frenkel: Als Kind wollte sie Astronautin werden. Heute leitet Barbara Frenkel das Vorstandsressort Beschaffung der Porsche AG. Frenkel war die erste Frau im Vorstand des Sportwagenherstellers. Sie blickt auf eine mehr als 20-jährige Managementkarriere bei Porsche zurück. Zuvor war sie bei verschiedenen Automobilzulieferern tätig. Barbara Frenkel (62) scheidet zum 19. August 2025 auf eigenen Wunsch aus dem Porsche-Vorstand aus und übergibt ihre Verantwortung an Joachim Schar-nagl (49), der ihre Nachfolge antritt. Privat genießt sie Ausfahrten mit ihrem Oldtimer, einem 911 G-Modell. Sie ist begeisterte Taucherin und unternimmt gerne Ausflüge mit ihrem Hund in die Natur.