Die Künstliche Intelligenz zieht in immer mehr Unternehmen ein und das gilt auch für den Bereich der Buchungen und Abrechnungen von Geschäftsreisen. 89 Prozent der Entscheider rechneten im April dieses Jahres laut einer Umfrage damit, dass KI an dieser Stelle eine wichtige Unterstützung sei, um das System zu vereinfachen und effizienter zu gestalten.  Tatsächlich liegen die Vorteile eines automatisierten Reisemanagements auf der Hand. Die wichtigsten werden im Folgenden kurz erläutert: 

- Konzentration auf das Wesentliche: In vielen Unternehmen werden Geschäftsreisen noch immer von Angestellten manuell abgerechnet. Das erfordert allerdings viel Zeit und Aufwand – gerade in wirtschaftlich schwierigen Zeiten, in denen zugleich der Fachkräftemangel immer mehr um sich greift, kann diese Manpower deutlich sinnvoller für die eigentlichen Kernaufgaben des Unternehmens eingesetzt werden. Viele Schritte, die bislang manuell erledigt wurden, können mit KI automatisch bearbeitet werden.

- Weniger Fehler: Menschen machen Fehler, das kann man gar nicht vermeiden, selbst, wenn die Mitarbeitenden noch so gut geschult und gewissenhaft sind. Eine automatisierte Bearbeitung reduziert die Fehlerquote auf ein Minimum.

- Schnellerer Ablauf: Bei Dienstreisen müssen Angestellte zum Teil in Vorleistung gehen. Mit einem automatisierten System kann die Abrechnung erheblich schneller erfolgen, so dass auch die Erstattung der Reisekosten schneller vollzogen werden kann.

- Leichtere Einhaltung der firmeninternen Regelungen: Viele Unternehmen haben ihre eigenen Regeln und Vorschriften, was Reisen und Reisekosten betrifft. KI-Tools helfen, diese Regeln einzuhalten.

- Echtzeit-Überprüfung: Um zu vermeiden, dass die Höhe der genehmigten Reisekosten überschritten wird, können KI-Tools den aktuellen Stand der bereits ausgegebenen Summe jeweils in Echtzeit anzeigen.

- Tranparenz: KI ist in der Lage, Ausgaben zu kontrollieren und zu analysieren. Das hilft Unternehmen zu erkennen, an welchen Stellen sie sparen können oder wohin sie Ausgaben verlagern sollten.

- Vereinfachte Rückerstattung der Mehrwertsteuern: Viele Unternehmen verpassen es, zu viel gezahlte Mehrwertsteuern zurückzufordern. Auch an dieser Stelle kann KI helfen, den Überblick zu wahren und Geld zu sparen.

Bei Dienstreisen müssen Angestellte zum Teil in Vorleistung gehen. Mit einem automatisierten System kann die Abrechnung erheblich schneller erfolgen.

Inzwischen bieten sich eine ganze Reihe von Lösungen, um KI für das Management von Geschäftsreisen zu nutzen. So können die Mitarbeitenden ihre Belege zum Beispiel über Smartphone-Apps ganz unkompliziert erfassen und einreichen und ihre Ausgaben katalogisieren, um sich einen Überblick zu verschaffen. KI-Systeme ermöglichen beispielsweise auch die automatisierte Integration der Abrechnung in die Buchhaltungssoftware des Unternehmens. Das erleichtert und beschleunigt den Datenverkehr und beugt Fehlern vor. Ebenso ist es möglich, Kreditkartenabrechnungen automatisiert in das System einzuspeisen und sie den jeweiligen Dienstreisen zuzuordnen. Diese Möglichkeit kann für Unternehmen mit firmeneigenen Kreditkarten interessant sein. Insgesamt existiert auf dem Markt eine Vielzahl von Angeboten, sodass eigentlich jedes Unternehmen die passende Lösung finden sollte, um mit KI schließlich Zeit, Manpower und bares Geld einzusparen.

Laut einer BCD Travel Umfrage ist in Deutschland die Kreditkarte nach wie die am weitesten verbreitete Zahlungsmethode auf Geschäftsreisen. 79 Prozent der befragten Geschäftsreisenden verwendeten eine Firmenkarte, 26 eine persönliche. Zwölf Prozent gaben auch Bargeld aus. 63 Prozent empfanden überdies das Erstellen von Spesenabrechnungen als zu zeitaufwendig.