Dit is geen uitzondering. Eén op de drie bedrijven – erkend referenten bij de IND, payroll bedrijven en organisaties die met regelmaat zakelijke reizigers ontvangen en uitsturen – komt niet ongeschonden uit een inspectie. Het nieuwe Europese Entry/Exit System (EES) is sinds 12 oktober 2025 operationeel. Dergelijke systemen zorgen ervoor dat elke grenspassage wordt geregistreerd en gekoppeld aan data over werk, verblijfsduur en reispatronen. De grenzen worden steeds verder gedigitaliseerd, reizigers worden zichtbaarder, en dat betekent dat bedrijven kwetsbaarder zijn dan ooit. De kloof tussen wat bedrijven denken te weten en de werkelijkheid loopt alleen maar verder op.

De parkeervergunning-mythe “Er wordt te weinig aandacht gegeven aan het hele traject, maar vooral aan de voorkant van de compliance”, stellen Dominique Coenen en Nihat Kurt, oprichters van Expat Management Group, specialist in corporate immigration en business travel compliance. “Het woord vergunning geeft ook vaak een beetje een verkeerde bewoording. Net zoals een parkeervergunning: ik heb een vergunning, dus dan mag ik parkeren. Terwijl eigenlijk bij reis, werk- en verblijfsvergunningstrajecten juist naar die hele lifecycle, de hele reis, moet worden gekeken.”

De mythe zorgt voor een gevaarlijke onderschatting. Bedrijven denken dat ze compliant zijn zodra de vergunning binnen is, maar ‘vergeten’ dat (arbeid)omstandigheden van medewerkers en reizigers continu veranderen. Het probleem wordt versterkt doordat verantwoordelijkheden binnen organisaties versnipperd zijn over HR, Legal, Travel, Tax en Mobility. Voor de inspectie of migratiedienst maakt dat niet uit: zij houden de hele organisatie verantwoordelijk.

Europa is geen eenheidsworst “Alles wat in Europa in één land geldt, is niet automatisch ook in een ander land in orde”, waarschuwt Coenen. De Europese detacheringsrichtlijn is daar het schoolvoorbeeld van. Hoewel de richtlijn in de EU geldt, behoudt elk land zijn eigen interpretatie. Wat in Nederland een zakelijk bezoek is, valt in Frankrijk of België al snel onder gedetacheerd werk, dat direct notificatieplicht, tijdregistratie en naleving van lokale arbeidsvoorwaarden vereist.

De consequenties zijn fors. In Frankrijk zijn Nederlandse bedrijven flink beboet met bedragen die opliepen tot meer dan 100.000 euro. In Oostenrijk werden recent meerdere Nederlandse ondernemingen op de bon geslingerd. En in Polen werd een CFO gevraagd een hele fabriek stil te zetten. “Terwijl hij dacht: hé, ik zit toch in de Europese Unie? Ik heb hier toch vrijheid van diensten en mensen”, zegt Kurt.

Met het nieuwe EES-systeem wordt het alleen maar complexer. Niet-EU burgers, zoals Amerikanen, Britten, Canadezen en Australiërs, moeten voortaan biometrische gegevens afgeven bij binnenkomst in het Schengengebied. Het systeem registreert in realtime hoelang iemand verblijft. De 90-dagen-binnen-180-dagen-regel wordt nu voor het eerst echt gehandhaafd. Wie te lang blijft, kan twee tot vijf jaar de toegang ontzegd worden. “En dat maakt het ook gevaarlijk en ingewikkeld, want werk of privé, het gaat allemaal meetellen in het verblijf”, aldus Coenen.

De wereldwijde wildgroei Buiten Europa is het niet beter. In de VS voert ICE strenge bedrijfscontroles uit op arbeidsmigratie. In het Midden-Oosten, met name in Saudi-Arabië waar Nederlandse bedrijven actief zijn, kunnen de regels rond businessvisa van de ene op de andere dag volledig veranderen. Voor bedrijven met traditionele, gefragmenteerde systemen is dat onbeheersbaar.

AI als compliance-wachthond De oplossing ligt niet in meer mensen of meer handmatig werk, maar in intelligente automatisering. “We zitten in een transitiefase”, zegt Kurt. “Compliance wordt onzichtbaar, en met AI volledig geïntegreerd in tech-systemen. Bij Expat Management Group integreren we business travel, immigratie en compliance end-to-end via een systeem dat realtime de locatie van medewerkers monitort, visumstatussen controleert, en meldingsverplichtingen inclusief detacheringsregels waarborgt.”

Met AI kun je vooraf realtime toetsen of iemand überhaupt in aanmerking komt om te reizen of te werken. Je kunt wijzigingen in regelgeving direct volgen en het systeem waarschuwt niet alleen, maar genereert ook automatisch de juiste documenten en meldingen. Het vereist wel een fundamenteel nieuwe manier van werken. Eén die past bij deze tijd: een end-to-end strategie die business travel, immigratie en compliance integreert. En vooral: directies die inzien dat de versnippering in hun organisatie het grootste risico vormt.

“Mobiliteit anno 2026 draait niet meer om papierwerk en formulieren. Het draait om inzicht, preventie en slimme technologie die bedrijven helpt om risico’s te verkleinen en de ervaring voor medewerkers te verbeteren. Die awareness komt op twee manieren”, concludeert Coenen. “Je kunt mensen meenemen in het verhaal. Of het gebeurt met de harde hand als ze ergens tegen de lamp lopen.”